库存管理的重要性

    的确,库存管理是公司原料和产成品进销存的管理关键点,它上游链接供应商或车间,下游链接销售或生产,物料或产成品管理失控,会造成公司成本数据、应付账款及应收账款等多项重要的数据失真,严重的可以造成公司成百上千万的损失。


    其次,库存管理盘点管理不善,会对生产、采购和销售的风险管理失去控制。在公司内部风险控制的18个关键节点中,库存盘点是及其重要的一个风控点。在多数公司的内部舞弊案件中,库存盘点环节都是显而易见却容易被忽视的一个环节。


    下面这个文件(《仓库盘点管理流程》)是比较完整和复杂的一个流程,各企业可参考自身实际情况进行简化。


    仓库盘点管理流程


    1 目的


    制定合理的盘点作业管理流程,以确保公司保管货物盘点的正确性,达到仓库货物有效管理和公司货物财产有效管理的目的。


    2 范围


    盘点范围:仓库所有库存货物


    3 参考文件


    无


    4 定义


    5 职责


    物流部:负责组织、实施仓库盘点作业,较终盘点数据的查核、校正,盘点总结。


    业务部:协助仓储管理部进行盘点。


    财务部:负责稽核仓库盘点作业数据,以反馈其正确性。


    6 管理流程


    6.1 盘点方式


    6.1.1 定期盘点


    A) 月末盘点


    仓库平均每月组织一次盘点,盘点时间一般在每月的月底。


    月末盘点由物流管理部负责组织,业务部负责稽核。


    B) 年终盘点


    仓库每年进行一次大盘点,盘点时间一般在年终放假前的销售淡季。


    年终盘点由仓库负责组织,业务部协助盘点,财务部负责稽核。


    C) 定期盘点作业流程参照6.2-6.11执行


    6.1.2 不定期盘点


    不定期盘点由仓库自行根据需要进行安排,盘点流程参考6.2-6.11,且可灵活调整。


    6.2 盘点方法及注意事项


    A) 盘点采用实盘实点方式,禁止目测数量、估计数量;


    B)盘点时注意货物的摆放,盘点后需要对货物进行整理,保持原来的或合理的摆放顺序;


    C) 所负责区域内货物需要全部盘点完毕并按要求做相应记录;


    D) 参照初盘、复盘、查核、稽核时需要注意的事项;


    E) 盘点过程中注意保管好“盘点表”,避免遗失,造成严重后果。


    6.3 盘点计划


    6.3.1 盘点计划书


    A) 月底盘点由物流部自发根据工作情况组织进行,年终盘点需要征得总经理的同意;


    B) 开始准备盘点一周前仓储主管需要制作好“盘点计划书”,计划中需要对盘点具体时间、仓库停止作业时间、帐务冻结时间、初盘时间、复盘时间、人员安排及分工、相关部门配合及注意事项做详细计划。


    6.3.2 时间安排


    A) 初盘时间:确定初步的盘点结果数据;初盘时间计划在一天内完成;


    B) 复盘时间:验证初盘结果数据的准确性;复盘时间根据情况安排在靠前天完成或在第二天进行;


    C) 查核时间:验证初盘、复盘数据的正确性;查核时间安排在初盘、复盘过程中或复盘完成后由仓库内部指定人员操作;


    D) 稽核时间:稽核初盘、复盘的盘点数据,发现问题,指正错误;稽核时间根据稽核人员的安排而定,在初盘、复盘的过程中或结束后都可以进行,一般在复盘结束后进行;


    E) 盘点开始时间和盘点计划共用时间根据当月销售情况、工作任务情况来确定,总体原则是保证盘点质量和不严重影响仓库正常工作任务;

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    6.3.3 人员安排


    6.3.3.1 人员分工


    A) 初盘人:负责盘点过程中货物的确认和点数、正确记录盘点表,将盘点数据记录在“盘点数量”一栏;


    B) 复查人:初盘完成后,由复盘人负责对初盘人负责区域内的货物进行复盘,将正确结果记录在“复盘数量”一栏;


    C) 查核人:复盘完成后由查核人负责对异常数量进行查核,将查核数量记录在“查核数量”一栏中;


    D) 稽核人:在盘点过程中或盘点结束后,由总经理和财务部、行政部指派的稽核人对盘点过程予以监督、盘点货物数量、或稽核已盘点的货物数量;


    E) 数据录入员:负责盘点查核后的盘点数据录入电子档的“盘点表”中;


    F) 根据以上人员分工设置、仓库需要对盘点区域进行分析进行人员责任安排;


    6.3.4 相关部门配合事项


    A) 盘点前一周发“仓库盘点计划”通知财务部,并抄送总经理和业务部,说明相关盘点事宜;仓库盘点期间禁止货物出入库;


    B) 盘点三天前要求生产部尽量要求供应商或档口将货物提前送至仓库收货,以提前完成收货及入库任务,避免影响正常发货;


    C) 盘点前和IT部主管沟通好,预计什么时间将较终盘点数据给到,由其安排对数据进行库存调整工作;


    6.3.5 物资准备


    盘点前需要准备A4夹板、笔、透明胶、盘点卡;


    6.3.6 盘点工作准备


    A) 盘点前需要将所有能入库归位的货物全部归位入库登帐,不能归位入库或未登帐的进行特殊标示注明不参加本次盘点;


    B) 将仓库所有货物进行整理整顿标示,所有货物外箱上都要求有相应货物SKU、储位标示。同一储位货物不能放超过2米远的距离,且同一货架的货物不能放在另一货架上;


    C) 盘点前仓库帐务需要全部处理完毕;


    D) 帐务处理完毕后需要制作“仓库盘点表”,表的格式请参照附件;并将完成后的电子档发邮件给对应财务人员(有单项金额);


    E) 在盘点计划时间只有一天的情况下,需要组织人员先对库存货物进行初盘;


    6.4 盘点会议及培训


    6.4.1 仓库盘点前需要组织参加盘点人员进行盘点作业培训,包括盘点作业流程培训、上次盘点错误经验、盘点中需要注意事项等;


    6.4.2 要组织相关参加人员召开会议,以便落实盘点各项事宜,包括盘点人员及分工安排、异常事项如何处理、时间安排等;


    6.4.3 盘点前根据需要进行“模拟盘点”,模拟盘点的主要目的是让所有参加盘点的人员了解和掌握盘点的操作流程和细节,避免出现错误。


    6.5 盘点工作奖惩


    6.5.1 在盘点过程中需要本着“细心、负责、诚实”的原则进行盘点;


    6.5.2 盘点过程中严禁弄虚作假,虚报数据,盘点粗心大意导致漏盘、少盘、多盘,书写数据潦草、错误,丢失盘点表,随意换岗;复盘人不按要求对初盘异常数据进行复盘,“偷工减料”;不按盘点作业流程作业等(特殊情况需要领导批准);


    6.5.3 对在盘点过程中表现特别优异和特别差的人员参考“仓库管理及奖惩制度”做相应考核;


    6.5.4 仓库根据较终“盘点差异表”数据及原因对相关责任人进行考核;


    6.6 盘点作业流程


    6.6.1 初盘前盘点


    A)因时间安排原因,盘点总共只有一天或时间非常紧张的情况下,可安排合适人员先对库存货物进行初盘前盘点;


    B) 初盘前盘点作业方法及注意事项


    1) 较大限度保证盘点数量准确;


    2) 盘点完成后将外箱口用胶布封上,并要求将盘点卡贴在外箱上;


    3) 已经过盘点封箱的货物在需要拿货时一定要如实记录出库信息;


    4) 盘点时顺便对货物进行归位操作,将箱装货物放在对应的货物零件盒附近,距离不得超过两米;


    C) 初盘前盘点作业流程


    1) 准备好相关作业文具及“盘点卡”;


    2) 按货架的先后顺序依次对货架上的箱装(袋装,以下统称箱装)货物进行点数;


    3) 点数完成后在盘点卡上记录SKU、储位、盘点日期、盘点数量、并确认签名;


    4) 将完成的“盘点卡”贴在或订在外箱上;


    5) 较后对已盘点货物进行封箱操作;


    6) 将盘点完成的箱装货物放在对应的货物零件盒附近,距离不得超过两米;


    7) 按以上流程完成所有箱装、袋装货物的盘点;


    D) 初盘前已盘点货物进出流程


    1) 如零件盒内货物在盘点前被发完时,可以开启箱装的已盘点的货物;


    2) 开启箱装货物后根据经验拿出一定数量放在零件盒内(够盘点前发货即可),一般拿出后保证箱装货物为“整十”或“整五”数较好;


    3) 拿出货物后在外箱上贴的“盘点卡”上予以记录拿货日期、数量、并签名;


    4) 较后将外箱予以封箱。


    6.6.2 初盘


    A) 初盘方法及注意事项


    1) 只负责“盘点计划”中规定的区域内的初盘工作,其他区域在初盘过程不予以负责;


    2) 按储位先后顺序和先盘点零件盒内货物再盘点箱装货物的方式进行先后盘点,不允许采用零件盒与箱装货物同时盘点的方法;


    3)所负责区域内的货物一定要全部盘点完成;


    4)初盘时需要重点注意下盘点数据错误原因:货物储位错误,货物标示SKU错误,货物混装等;


    B) 初盘作业流程


    1)初盘人准备相关文具及资料(A4夹板、笔、盘点表);


    2)根据“盘点计划”的安排对所负责区域内进行盘点;


    3)按零件盒的储位先后顺序对盒装货物进行盘点;


    4)盒内货物点数完成确定无误后,根据储位和SKU在“盘点表”中找出对应的货物行,并在表中“零件盒盘点数量”一栏记录盘点数量;


    5)按此方法及流程盘完所有零件盒内货物;


    6)继续盘点箱装货物,也按照箱子摆放的顺序进行盘点;


    7)在此之前如果安排有“初盘前盘点”,则此时只需要根据货物外箱“盘点卡”上的标示确定正确的SKU、储位信息和盘点表上的SKU、储位信息进行对应,并在“盘点表”上对应的“箱装盘点数量”一栏填上数量即可,同时需要在“盘点卡”上进行盘点标记表示已经记录了盘点数量;


    8)如之前未安排“初盘前盘点”或发现异常情况(如外箱未封箱、外箱破裂或其他异常时)需要对箱内货物进行点数;点数完成确定无误后根据外箱“盘点卡”上信息在对应盘点表的“箱装盘点数量”一栏填上数量即可;


    9)按以上方法及流程完成负责区域内整个货架货物的盘点;


    10)初盘完成后根据记录的盘点异常差异数据对货物再盘点一次,以保证初盘数据的正确性;


    11)在盘点过程中发现异常问题不能正确判定或不能正确解决时可以找“查核人”处理。初盘时需要重点注意下盘点数据错误原因:货物储位错误,货物标示SKU错误,货物混装等;


    12)初盘完成后,初盘人在“初盘盘点表”上签名确认,签字后将初盘盘点表复印一份交给仓储部助理存档,并将原件给到指定的复盘人进行复盘;


    13)初盘时如发现该货架货物不在所负责的盘点表中,但是属于该货架货物,同样需要进行盘点,并对应记录在“盘点表”的相应栏中;


    14)特殊区域内(无储位标示货物、未进行归位货物)的货物盘点由指定人员进行;


    15)初盘完成后需要检查是否所有箱装货物都有进行盘点,和箱上的盘点卡是否有表示已记录盘点数据的盘点标记。


    6.6.3 复盘


    A) 复盘注意事项


    1)复盘时需要重点查找以下错误原因:货物储位错误,货物标示SKU错误,货物混装等;


    2)复盘有问题的需要找到初盘人进行数量确认;


    B) 复盘作业流程


    1) 复盘人对“初盘盘点表“进行分析,快速作出盘点对策,按照先盘点差异大后盘点差异小、再抽查无差异货物的方法进行复盘工作;复盘可安排在初盘结束后进行,且可根据情况在复盘结束后再安排一次复盘;


    2) 复盘时根据初盘的作业方法和流程对异常数据货物进行再一次点数盘点,如确定初盘盘点数量正确时,则“盘点表”的“复盘数量”不用填写数量;如确定初盘盘点数量错误时,则在“盘点表”的“复盘数量”填写正确数量;


    3) 初盘所有差异数据都需要经过复盘盘点;


    4) 复盘时需要重点查找以下错误原因:货物储位错误,货物标示SKU错误,货物混装等;


    5) 复盘完成后,与初盘数据有差异的需要找初盘人予以当面核对,核对完成后,将正确的数量填写在“盘点表”的“复盘数量”栏,如以前已经填写,则予以修改;


    6) 复盘人与初盘人核对数量后,需要将初盘人盘点错误的次数记录在“盘点表”的“初盘错误次数”中;


    7) 复盘人不需要找出货物盘点数据差异的原因,如果很清楚确定没有错误可以将错误原因写在盘点表备注栏中;


    8) 复盘时需要查核是否所有的箱装货物全部盘点完成及是否有做盘点标记;


    9) 复盘人完成所有流程后,在“盘点表”上签字并将“盘点表”给到相应“查核人”。


    6.6.4 查核


    A) 查核注意事项


    1) 查核较主要的是较终确定货物差异,和差异原因;


    2) 查核对于问题很大的,也不要光凭经验和主观判断,需要找初盘人或复盘人确定;


    B) 查核作业流程


    1)查核人对复盘后的盘点表数据进行分析,以确定查核重点、方向、范围等,按照先盘点数据差异大后盘点数据差异小的方法进行查核工作;查核可安排在初盘或复盘过程中或结束之后;


    2)查核人根据初盘、复盘的盘点方法对货物异常进行查核,将正确的查核数据填写在“盘点表”上的“查核数量”栏中;


    3) 确定较终的货物盘点差异后需要进一步找出错误原因并写在“盘点表”的相应位置;


    4) 按以上流程完成查核工作,将复盘的错误次数记录在“盘点表”中;


    5) 查核人完成查核工作后在“盘点表”上签字并将“盘点表”交给仓储部,由仓储部负责人安排“盘点数据录入员”进行数据录入工作。


    6.6.5 稽核


    A) 稽核注意事项


    1) 仓库指定人员需要积极配合稽核工作;


    2) “稽核人”盘点的较终数据需要“稽核人”和仓库“查核人”签字确认方为有效;


    B) 稽核作业流程


    1) 稽核作业分仓库稽核和财务行政稽核,操作流程基本相同;


    2) 稽核人员用仓库事先作好的电子档的盘点表根据随机抽查或重点抽查的原则筛选制作出一份“稽核盘点表”;


    3)稽核根据需要在仓库进行初盘、复盘、查核的过程中或结束之后进行稽核(具体时间参照“仓库盘点计划”);


    4)稽核人员可先自行抽查盘点,合理安排时间,在自行盘点完成后,要求仓库安排人员(一般为查核人)配合进行库存数据核对工作;每一项核对完成无误后在“稽核盘点表”的“稽核数量”栏填写正确数据;


    5)稽核人员和仓库人员核对完成库存数据的确认工作以后,在“稽核盘点表”的相应位置上签名,并复印一份给到仓库查核人员,有查核人负责查核;查核人确认完成后和稽核人一起在“稽核盘点表”上签名;如配合稽核人员抽查的是查核人,则查核人可以不再复查,将稽核数据作为较终盘点数据,但数据差异需要继续寻找原因。


    6.6.6 盘点数据录入及盘点错误统计


    A) 经物流配送中心负责人审核的盘点表交由仓库盘点数据录入员录入电子挡盘点表中,录入前将所有数据,包括初盘、复盘、查核、稽核的所有正确数据手工汇总在 “盘点表”的“较终正确数据”中;


    B) 仓库盘点录入员录入数据以“盘点表”的“较终正确数据”为准录入电子档盘点表中,并将盘点差异原因录入;


    C) 录入工作应仔细认真保证无丝毫错误,录入过程发现问题应及时找相应人员解决;


    D) 录入完成以后需要反复检查三遍,确定无误后将电子档“盘点表”发邮件给总经理审核,同时抄送财务部,业务部;


    6.7 较终盘点表审核


    6.7.1 仓库确认及查明盘点差异原因


    A) 如果因为物流系统的原因,经过仓库确定的较终盘点表在盘点数据库存调整之前没有足够的时间去查核,只能先将“盘点差异表”发给IT部调整再查核未查明原因的盘点差异货物;在盘点差异货物较少的情况下(可以先发盘点差异表给采购,不影响采购交货的情况下),需要全部找出原因再经过总经理审核后再调整;


    B) 在盘点差异数据经过库存调整之后,仓库继续根据差异数据查核差异原因,需要保证将所有的差异原因全部找出。


    C) 全部找出差异原因后查核人将电子档盘点表的差异原因更新,交仓储部负责人审核,仓储部负责人将货物金额纳入核算,较终将“盘点差异(含货物和金额差异)表”呈交总经理审核签字;


    D) 仓库根据盘点差异情况对责任人进行考核;


    E) 仓库对“盘点差异表”进行存档。


    6.7.2 财务确认


    A) 在仓库盘点完成后,财务稽核人员在仓库“盘点表”的相应位置签名,并根据稽核情况注明“稽核货物抽查率”、“稽核抽查金额比率”、“稽核抽样盘点错误率”等;


    B) 总经理审核完成后“盘点差异表”由财务部存档;


    6.7.3 总经理审核


    6.8 盘点库存数据校正


    6.8.1 总经理书面同意对“盘点表”差异数据进行调整后,由数据统计部根据仓库发送的电子档“盘点表”负责对差异数据进行调整;


    6.8.2 数据统计部调整差异数据完成后,形成“盘点差异表”并发邮件通知财务部、仓储管理部、营销中心、总经理;


    6.9 盘点总结及报告


    6.9.1 根据盘点期间的各种情况进行总结,尤其对盘点差异原因进行总结,写成“盘点总结及报告”;发送总经理审核,抄送财务部;


    6.9.2 盘点总结报告需要对以下项目进行说明:


    本次盘点结果、初盘情况、复盘情况、盘点差异原因分析、以后的工作改善措施等。


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